Relacja pomiędzy pracownikiem a pracodawcą nie kończy się na podpisaniu umowy i wypłacaniu wynagrodzenia. Choć kwestia wynagrodzenia najczęściej znajduje się w centrum rozmów, przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców znacznie szerszy zakres zobowiązań, mają one chronić zdrowie, godność oraz prawa zatrudnionych osób. Świadomość tych regulacji kształtuje partnerską i uczciwą atmosferę w miejscu pracy. Praktyka pokazuje jednak, że codzienność nie zawsze odzwierciedla zapisy ustaw. Cykliczne raporty, między innymi Europejskie Badanie Warunków Pracy (EWCS), opracowane przez Eurofound, ujawniają, że mimo ogólnej satysfakcji z zatrudnienia w krajach europejskich, wiele osób nadal wskazuje na zagrożenia dla bezpieczeństwa, przeciążenie obowiązkami czy trudności z utrzymaniem równowagi między życiem prywatnym a zawodowym. Takie obserwacje pokazują, że samo zatrudnienie nie gwarantuje ochrony ani poszanowania praw pracownika, dopiero skuteczne egzekwowanie przepisów nadaje tym zasadom prawdziwe znaczenie.

Rozpoczęcie relacji zawodowej

Zanim nowo zatrudniona osoba przystąpi do wykonywania codziennych obowiązków, pracodawca powinien podjąć szereg istotnych działań. To one określają formalne oraz organizacyjne ramy zatrudnienia, dzięki czemu pracownik zyskuje poczucie stabilności i jasny obraz przyszłych warunków pracy. Przełożony, realizując z zaangażowaniem początkowe zadania, już na starcie daje do zrozumienia, że zasługuje na zaufanie i troszczy się o dobro zespołu.

Formalności związane z rozpoczęciem pracy

Pierwszym krokiem, który powinien wykonać pracodawca względem nowego pracownika, jest przekazanie mu umowy o pracę. Dokument powinien trafić do rąk zatrudnionej osoby w formie pisemnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia obowiązków zawodowych. Umowa musi jednoznacznie określać strony podpisujące, wskazywać jej charakter (np. na okres próbny lub na czas nieokreślony), podawać datę zawarcia oraz warunki wykonywania obowiązków przez pracownika.

Dokument powinien zawierać szczegółowy opis stanowiska, miejsce wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia wraz z wyszczególnieniem jego elementów, wymiar czasu pracy oraz dzień rozpoczęcia zatrudnienia. Precyzyjne zapisy ograniczają możliwość późniejszych sporów między stronami.

Dodatkowo w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, pracodawca zobowiązany jest zgłosić nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Niedopełnienie tego obowiązku stanowi poważne naruszenie praw pracownika i może skutkować konsekwencjami prawnymi dla pracodawcyj.

Badania wstępne oraz wprowadzenie do przepisów BHP

Zanim nowo zatrudniona osoba rozpocznie realizację powierzonych zadań, pracodawca kieruje ją na wstępne badania lekarskie. Mają one charakter profilaktyczny i chronią zdrowie osób podejmujących zatrudnienie, lekarz ocenia, czy stan organizmu pozwala na wykonywanie obowiązków na danym stanowisku. Istotne jest, że wszystkie koszty ponosi pracodawca, a wizyty odbywają się w godzinach pracy, przy zachowaniu prawa do wynagrodzenia za ten czas.Badania wykonywane na starcie zatrudnienia stanowią dopiero pierwszy etap. Po kilku latach, w zależności od charakteru obowiązków, pracownik ponownie konsultuje się z lekarzem, by upewnić się, że środowisko pracy nie odbija się negatywnie na zdrowiu.

Zanim pracownik zacznie wykonywać obowiązki, firma równolegle organizuje szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy. Program zazwyczaj obejmuje moduł ogólny odnoszący się do zasad obowiązujących w całym przedsiębiorstwie oraz moduł stanowiskowy, który koncentruje się na zagrożeniach i procedurach typowych dla danego stanowiska. Koszt szkolenia również pokrywa pracodawca. Dopóki pracownik nie przejdzie zarówno badań, jak i szkolenia, nie może rozpocząć pracy.

Zadania pracodawcy w codziennej praktyce

Po zakończeniu etapu przygotowań i rozpoczęciu właściwych działań odpowiedzialność pracodawcy przybiera znacznie szerszy wymiar, obejmuje wszystkie aspekty codziennego funkcjonowania pracowników w firmie. Od tego momentu troska przełożonego dotyczy nie tylko wynagrodzeń i spraw administracyjnych, lecz również zapewnienia warunków wspierających zdrowie, bezpieczeństwo i rozwój zawodowy. Rzetelne wykonywanie tych zadań świadczy o odpowiedzialnym podejściu firmy i kształtuje relacje w zespole, podnosi poziom zaangażowania i zwiększa efektywność całej organizacji.

Zasady dotyczące pensji i godzin pracy

Do najważniejszych zadań pracodawcy należy terminowa i rzetelna wypłata wynagrodzenia. Środki te powinny trafiać do pracownika co najmniej raz w miesiącu, zawsze w ustalonym z góry dniu. Wypłata nie może być niższa niż ustawowe minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku. Pracodawca prowadzi imienną listę wypłat wraz z innymi świadczeniami związanymi z pracą i udostępnia ją pracownikowi na jego prośbę. Odpowiedzialność obejmuje także prawidłowe rozliczanie dodatków – między innymi za nadgodziny oraz pracę w nocy.

Z wynagrodzeniami nierozerwalnie wiąże się również zagadnienie czasu pracy. Pracodawca odpowiada za przestrzeganie norm określających dopuszczalny wymiar godzin. Zasadniczo dobowy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin, a tygodniowy, przeciętnie 40 godzin w systemie pięciodniowym. Dla zapewnienia prawidłowych rozliczeń konieczne jest prowadzenie ewidencji godzin każdego pracownika. Równocześnie zatrudniony ma prawo do odpoczynku – co najmniej 11 godzin nieprzerwanego w ciągu doby oraz przynajmniej 35 godzin w tygodniu.

Dbanie o prawidłowość rozliczeń i zachowanie przepisów dotyczących czasu pracy przynosi korzyści obu stronom umowy. Mimo to sprawozdania Państwowej Inspekcji Pracy od lat pokazują, że nieuczciwe praktyki, zaniżanie wypłat za nadgodziny czy nieprowadzenie rzetelnej ewidencji, wciąż występują wyjątkowo często. Powtarzające się uchybienia wyraźnie pokazują, że organizacja pracy i rozliczenia w licznych zakładach wymagają większej staranności ze strony pracodawców.

Obowiązki dotyczące BHP

Odpowiedzialność za stworzenie bezpiecznego środowiska pracy spoczywa na pracodawcy. To on organizuje procesy w taki sposób, aby nie narażały pracowników na zagrożenia zdrowotne. Niezwykle istotnym elementem w tym obszarze pozostaje regularna analiza ryzyka zawodowego. Każde stanowisko wymaga szczegółowej analizy potencjalnych zagrożeń. Pracownicy powinni otrzymywać rzetelne informacje o możliwych konsekwencjach wykonywanych zadań.Dzięki temu pracownicy mogą podejmować działania w pełni świadomie, co sprzyja zachowaniu zdrowia i zwiększa poczucie bezpieczeństwa.

W przypadku zajęć obarczonych dodatkowymi zagrożeniami, na przykład podczas pracy na wysokościach, z urządzeniami mechanicznymi, substancjami chemicznymi czy w warunkach intensywnego hałasu, pracodawca ma obowiązek wyposażyć zatrudnionych w środki ochrony indywidualnej. Do tego zestawu zaliczają się między innymi kaski, okulary zabezpieczające, rękawice, maski ochronne oraz nauszniki. Ponadto pracownikom należy zapewnić specjalistyczną odzież i odpowiednie obuwie robocze, dopasowane do charakteru danego stanowiska.Wyposażenie musi być utrzymywane w należytym stanie, czyste, sprawne i gotowe do użycia. W razie uszkodzenia lub zużycia sprzęt powinien zostać niezwłocznie wymieniony, a wszystkie koszty z tym związane ponosi pracodawca.

Nie można pominąć kwestii komfortu cieplnego w miejscu pracy. Podczas upałów, gdy temperatura w pomieszczeniach przekracza 28°C, pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikom zimne napoje. Natomiast zimą, przy pracy na zewnątrz w temperaturze niższej niż 10°C należy zapewnić ciepłe napoje i posiłki regeneracyjne. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie znalazły się w zmienionym rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które weszło w życie 28 czerwca 2025 roku. Oprócz wymogu utrzymania co najmniej 18°C w pomieszczeniach biurowych wprowadzono także obowiązek sprawdzania, czy nie zostały przekroczone maksymalne dopuszczalne temperatury. Więcej na temat nowych przepisów znajdziesz w artykule: Nowe limity temperatur w pracy – od kiedy?

Rozwój kompetencji i zasady ochrony danych

Odpowiedzialny pracodawca troszczy się zarówno o bezpieczeństwo zatrudnionych, jak i o ich dalszy rozwój. Powinien motywować zespół do zdobywania nowych kompetencji oraz ułatwiać podnoszenie kwalifikacji. Jeśli szkolenie odbywa się z jego inicjatywy albo za jego zgodą, pracownik zyskuje określone udogodnienia. Może otrzymać zwolnienie z części dnia pracy w celu uczestnictwa w zajęciach albo dodatkowe dni wolne przeznaczone na naukę. Szczegółowe warunki udziału w szkoleniu pracodawca zwykle określa w osobnej umowie.

Relacja oparta na wsparciu w rozwoju zawodowym wymaga wzajemnego zaufania, które wiąże się z odpowiedzialnym traktowaniem danych osobowych. Pracodawca ma prawo gromadzić wyłącznie informacje przewidziane w przepisach prawa pracy lub wynikające bezpośrednio z charakteru wykonywanych obowiązków. Nie ma prawa żądać danych wykraczających poza ten zakres. W sytuacji, gdy planuje wykorzystać wizerunek zatrudnionego – na przykład w materiałach promujących firmę, musi wcześniej uzyskać jego wyraźną i dobrowolną zgodę. Każdy pracownik ma prawo sprawdzić, jakie informacje o nim znajdują się w dokumentacji. Może żądać poprawienia nieścisłości, a w określonych sytuacjach także ich usunięcia.

Jak wygląda ostatnia faza zatrudnienia?

Pracownik może odejść z firmy z wielu przyczyn – czasami zmusza go do tego zmiana sytuacji osobistej, innym razem pojawia się potrzeba rozwoju zawodowego albo zwyczajna chęć spróbowania sił w nowym środowisku. Niezależnie od motywów, zakończenie współpracy między stronami nie sprowadza się wyłącznie do formalności. To ważny etap stosunku pracy, który przepisy prawa opisują szczegółowo. Dla osoby zatrudnionej oznacza to, że dostaje pełny zestaw dokumentów potrzebnych do kolejnych etapów kariery zawodowej oraz ewentualnej rejestracji w urzędach. Pracodawca w tym czasie musi podjąć dodatkowe działania i dopilnować, żeby wszystkie procedury przebiegły terminowo oraz zgodnie z przepisami.

Przebieg rozwiązania umowy o pracę

Rozstanie z pracodawcą powinno przebiegać zgodnie z regulacjami zawartymi w Kodeksie pracy. Niezależnie od tego, kto inicjuje rozwiązanie umowy, obowiązuje ustawowy okres wypowiedzenia, którego długość zależy od przepracowanego czasu:

• 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż pół roku,
• 1 miesiąc – przy pracy trwającej minimum 6 miesięcy,
• 3 miesiące – gdy pracownik pozostawał w firmie przez co najmniej 3 lata.

Jeśli inicjatywa zakończenia stosunku pracy należy do pracownika, konieczne jest złożenie wypowiedzenia na piśmie. W takiej sytuacji pracownik nie musi wskazywać powodu odejścia, wystarczy zachowanie przewidzianej formy i terminów. Inaczej przebiega procedura, gdy decyzję o rozwiązaniu umowy podejmuje pracodawca. W przypadku umów na czas nieokreślony pracodawca ma dodatkowe obowiązki. Dokument wypowiedzenia powinien wskazywać precyzyjną, zgodną z prawem przyczynę. Ogólnikowe lub fałszywe uzasadnienia nie są skuteczne. W przedsiębiorstwach działających ze związkami zawodowymi, pracodawca powinien przed podjęciem ostatecznej decyzji przedstawić zamiar rozwiązania umowy organizacji związkowej i przeprowadzić z nią konsultację.

Przepisy przewidują również szczególną ochronę dla wybranych grup pracowników. Zalicza się do nich:

• kobiety w ciąży,
• osoby korzystające z urlopów macierzyńskich, ojcowskich oraz rodzicielskich,
• pracownicy, którym do emerytury pozostał czas objęty ochroną prawną.
  
  

Świadectwo pracy i kwestie finansowe

W dniu rozwiązania umowy o pracę pracodawca ma obowiązek natychmiast przekazać pracownikowi świadectwo pracy. Dokument należy wręczyć najpóźniej w ostatnim dniu wykonywania obowiązków, niezależnie od trybu rozwiązania stosunku pracy. Zawiera on szczegółowe dane dotyczące całego okresu zatrudnienia, między innymi informacje o zajmowanych stanowiskach, trybie rozwiązania umowy oraz liczbie dni urlopu wykorzystanych w trakcie pracy. Pracodawca nie ma prawa uzależniać wydania świadectwa od zwrotu sprzętu, przekazania dokumentów czy spełnienia wewnętrznych procedur. Dokument wręcza się zazwyczaj osobiście, a gdy nie jest to możliwe, pracodawca ma obowiązek przesłać go pocztą.

Odejście z firmy oznacza również obowiązek rozliczenia wszystkich należności wobec pracownika. W dniu zakończenia współpracy pracownik powinien otrzymać zaległe wynagrodzenie oraz świadczenia przewidziane w kodeksie pracy. Należy do nich między innymi ekwiwalent za urlop niewykorzystany w trakcie zatrudnienia. W określonych sytuacjach, szczególnie przy rozwiązaniu umowy z powodów niezależnych od pracownika – przysługuje odprawa, której wysokość zależy od długości zatrudnienia.

Podsumowanie

Prawo pracy nie ogranicza się jedynie do suchego katalogu norm – to również swoisty przewodnik, który wyznacza ramy współdziałania między zatrudnionym a zatrudniającym. Chociaż przepisy w wielu przypadkach dokładnie określają zakres obowiązków, w praktyce nie zawsze są one realizowane. Przyczyny bywają różne: brak wiedzy, nieuwaga, czasem zwykłe przeoczenie. Trzeba jednak pamiętać, że także pracownik odpowiada za przestrzeganie określonych zasad, a ich uporczywe lekceważenie lub poważne naruszenie prowadzi do konsekwencji przewidzianych w regulacjach, o czym szerzej opowiada artykuł: Kary porządkowe dla pracowników – kiedy i za co mogą być stosowane? Znajomość podstawowych regulacji ułatwia nie tylko rozwiązywanie sporów, ale także poruszanie się w codziennych realiach zawodowych, które z pozoru są oczywiste.

Świadomość tego, jakie prawa przysługują w miejscu pracy, sprawia, że łatwiej zachować spokój wobec nieprawidłowości, zadawać pytania oraz podejmować decyzje w oparciu o jasno określone zasady, a nie na domysłach. W przypadku wątpliwości nie zawsze trzeba sięgać po konfrontację, często wystarczy odwołanie się do odpowiedniego przepisu albo rozmowa z osobą dobrze znającą przepisy. Nawet elementarna orientacja w prawach pracownika wzmacnia pewność siebie i pozwala lepiej zatroszczyć się o kwestie, które w codziennym biegu zawodowych spraw mogą łatwo zostać przeoczone.

Źródła:

• Darmowy program do rozliczenia PIT – https://www.podatnik.info/
• Europejskie Badanie Warunków Pracy (European Working Conditions Surveys EWCS, EWCS) – Eurofound
• Sprawozdania z działalności – Państwowa Inspekcja Pracy
• Kodeks pracy
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 30.05.1996 r. w sprawie badań lekarskich pracowników zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy